Omtra nata nel 1956 è stata la prima in Italia a fornire i servizi d’archiviazione per conto terzi

Organizzazione e gestione degli archivi.
L’archiviazione esterna nasce con diverse finalità complementari:
Ottimizzazione degli spazi negli uffici
Un’archiviazione accurata e quotidiana dei documenti all’interno dei propri uffici e l’affidamento del proprio archivio ad una società esterna, Records Center, sono una soluzione intelligente per il recupero ed il riutilizzo degli spazi. Soluzione che assicura una veloce reperibilità dei documenti, senza perdite di tempo per le ricerche, permettendo quindi una maggiore concentrazione ed attenzione verso il proprio lavoro e i propri clienti.

Economia
Un impiego razionale delle risorse umane ed una diminuzione dei costi fissi, basti pensare che gli spazi esterni costano circa la metà dei propri occupati dagli archivi.

Qualità del servizio.
Tutte le operazioni e le movimentazioni dei documenti sono velocissime e registrate, con la possibilità di conoscere anche la storia dei movimenti d’archivio.

Ambienti idonei
Gli archivi interni alle aziende e agli studi professionali sono spesso situati in ambienti come cantine e solai, certamente non idonei per la portata del pavimento (1mc di carta può pesare fino a 500 Kg) e ad alto rischio d’incendio e di allagamento, senza il rispetto delle Normative dei Vigili del Fuoco. Omtra assicura un servizio a norma di Legge.

Efficienza
L’archiviazione esterna è particolarmente indicata per la documentazione che deve essere sempre “a portata di mano”. Gli archivisti visitano la sede del cliente e, in base alle sue esigenze, organizzano i raccoglitori trasferendoli poi nella nuova sede, dove i documenti sono rintracciabili, anche entro dieci minuti.

Sicurezza nella gestione delle informazioni

Records Manager di Omtra, altamente selezionati, si occupano del riordino e della catalogazione degli archivi disordinati e senza elenco, successivamente inviano al cliente un file finale riepilogativo dell’archivio, in formato Excel. Inoltre, il cliente può consultare il proprio archivio direttamente on line sul sito web o recarsi presso il Records Center per la consultazione dei documenti nell’apposita sala lettura, o riceverli fisicamente tramite fattorino od in formato elettronico. La sala di lettura è attrezzata con fotocopiatrice, scanner ed assistenti.

Privacy
I documenti sono custoditi in robuste scatole d’archiviazione con coperchio antipolvere, adatte anche al trasporto, sulla quale viene applicato un codice a barre ed un numero progressivo. L’archivio è pertanto composto da scatole anonime senza alcun riferimento al nome del cliente o al contenuto della scatola. Le scatole in magazzino sono ordinate per file. Un codice a barre viene applicato anche su ciascun raccoglitore o documento.
Le scatole e i raccoglitori, quindi, sono facilmente e velocemente rintracciabili.
I prelievi dalla scaffalatura dell’archivio sono eseguiti da personale il cui nome viene registrato nel programma di archiviazione

Help Line
La consegna immediata di scatole d’archivio e singoli raccoglitori è assicurata, così come pure l’invio degli stessi tramite fax e e-mail (con scansione del documento).

Omtra has patented a new box.

The new practical box is one of the latest additions to our products

The box is used to house documents and similar office items, and is suitable for archiving the most confidential documents, thanks to a security seal placed on its handle.

The box also acts as a practical and sturdy container for shipping in a secure and protected manner, for single documents and similar items; it can also contain a suitably sized holder for ensuring an orderly arrangement of the documents.

This is an extremely useful bag where documents can be inserted from a side opening of the box without having to open the box; the box needs to be opened to extract the documents, and the security seal broken, if applied.

Inexpensive to create and easy to assemble, with clear advantages in terms of cost and practicalness for the user, the new Omtra box costs one third of the normal containers found on the market.
The new Omtra box also includes areas on the surface which can be written on, thus the user can fill in preprinted fields creating a classified internal archive. The contents, level of confidentiality and access, date of expiration and destruction of the documents or stored archive material can be written on the box; a field is reserved for the bar code produced by the archiving program.

Omtra has been handling shipping since 1956 to provide its customers with the best integrated logistics service.

We have a help line for the shipping sector available year round, which you can contact when needed (even in August which is the most difficult month for shipping)

We handle:

DEDICATED SHIPPING
The security, control and particular care of your delicate materials when they leave our warehouse (or another place you indicate) to the destination you choose, without intermediate stops.

CUSTOMIZED SHIPPING
If you have special needs for shipping your goods, we have numerous services available. Shipments without intermediate stops; delivery to the floor or with hydraulic lift (where necessary); and shipments to difficult places and historical centers.

SCHEDULED SHIPMENTS (”by calendar”)
If you want to plan a delivery you don’t need right away, but on an exact future date.

Once you get to know our services, you’ll have the possibility of selecting a certain shipper.

We ship throughout Italy, including to the islands and also Mass Distribution for promotional or advertising campaigns. Our shipments can be done for any size goods, from envelopes to trucks with trailers, our service is always efficient.

For greater precision, an excel file is available upon request where the delivery date and all the data of your shipment are indicated. The file will be sent to you by our staff via e-mail.

We pay particular attention to how we manage shipments, which are tracked from when they leave the warehouse until delivery at the place you request, by our personnel, always at your disposal for any request or need.

The key words of out service are: flexibility, efficiency and precision.

Omtra was created in 1956 based on the intention of carrying out what was an innovative activity at that time: LOGISTICS

The name Omtra means: Organizzazione Magazzini e Trasporti (Warehouse and transportation organization)

We specialize in managing promotional and advertising material, stationary and printed material, assets and sundry material. We pay special attention to packaging and provide a strapping service upon request for the most delicate parcels. We are UNI EN ISO 9001:2000 certified by MOODY INTERNATIONAL CERTIFICATION.

We provide a “Help Line” for our customers with fast decision making for urgent cases and 360 degree problem solving, with shipments and spaces immediately available 365 days a year.

All incoming materials are checked and counted, providing you with greater security and precision.

We make customized shipments, including abroad.

During our 50 years of business we have worked in all industries and we are highly qualified for managing all your products, no matter what their nature.

Consultation services and tips
Our CEO is a member of the Gruppo Merceologico Logistico Of Assolombarda (local Logistics Commodity Group), he (she) writes articles on logistics for economics publications and frequently attends conventions in Italy and the United States and is available for any need or request from our customers.

We can also provide a digital photo service for customer material, if needed.

It is a well known fact, that by far the greatest risk for correct storage of many media supports, in particular photos and movies, is represented by ambient storage conditions. High or unstable temperatures and relative humidity are the primary and most dangerous causes of their deterioration. Consequently, setting up ambient and climatic conditions which eliminate these risk factors, greatly increases the “chances of survival” for these assets.

An accurate storage policy became much more important after the Law on Cultural Heritage (1999) and Code of Cultural and Landscape Heritage (2004) recognized that photographs, movies and audiovisual documents as “expression with a Cultural value” giving shape and legal status to the growing awareness of the need for suitable storage and appreciation of this heritage, which has become an important part of our recent and more remote historical memory.
Omtra was the first company in Italy to supply services of archiving services for third parties, and is once again ahead of the game by extending this service to other media. For this purpose it has set up specific suitable rooms for long term storage in accordance with ISO and the American Image Permanence Institute standards.Which media?
Omtra can store photos, negatives and films of any type and format as well as magnetic supports.
Our customers
Our customers include museums, archives, photo and movie libraries, media libraries, libraries, universities, and conservation organizations in general, photo agencies, advertising and press agencies, television stations, private collectors, and anyone who possesses or owns any collections of the above media, and feels the need, or has the institutional requirement, to store, preserve and use them in the most secure, suitable and effective manner.

The advantages of outsourcing with Omtra
There are many significant advantages that can be obtained from using this service offered by Omtra including:
- possibility of immediately starting, and without hesitation, conservation plans for your collections, even while waiting for your own storage areas to be set up;
- possibility of guaranteeing adequate storage conditions without the need for setting up specific systems at your premises, which are often very invasive;
- possibility of starting a storage service without the need for new in-house professional staff;
- guaranteed, perfectly maintained ambient conditions for long term storage of these media;
- best use of work spaces in your offices and separation of work spaces from storage areas;
- possibility of obtaining perfect conditions even for small collections, avoiding costly work to set up separate storage areas;
- quick and sure retrieval of all documents, thanks to Omtra’s Records Management system, for all consultation needs. Omtra guarantees immediate delivery to customer’s offices, or in a dedicated office at its premises with the use of computer, scanner, photocopy machine and assistance staff.

Services
In addition to the storage service, Omtra can handle the entire process involved in reorganizing and managing photo or film collections: cataloguing, digitalizing, designing enhancement plans used to create a consultable, useable and spendable photo or film library from a set of unorganized photos and films. Omtra can also provide materials for conserving photos and films – envelopes, sheets, boxes etc. – tested with P.A.T. (Photographic Activity Test).
Thanks to the above Omtra is a “full service” company for these media.

Storage areas
The storage rooms have been designed to obtain stable climatic conditions suitable for long term storage of many media. They are the ideal spot for archiving sensitive printed and media material including photographs, movies and magnetic tapes.
The following characteristics ensure a secure, stable environment:
- an air conditioning/heating system controls the storage conditions on a continuous basis;
- generators guarantee constant power in the event of a black-out or power failure;
- the rooms are kept constantly dark, except for rare needs to access them;
- the internal relative humidity is kept steady at 30%, and there are three main storage types based on temperature: 18°, 2° and -10°, with acclimatization area in the latter two cases. Other ambient values can be arranged for special situations upon request.
- the storage rooms have been designed with fireproof materials;
- the shelves are built of galvanized sheet metal which prevents rust;
- the modular design of the space means flexible and fast adjustments for customer needs.

Code of conduct
Omtra relies on specialized personnel able to securely manage all archiving, acceptance and pick up operations from temperature controlled rooms, in accordance with the standards recommended for handling and storing photographs and films.
It has set up an in-house Code of Conduct to ensure that rules and specific recommendations are always complied with.
Ha predisposto un Codice di comportamento interno allo scopo di assicurare sempre il rigoroso rispetto delle regole e delle raccomandazioni del caso.

Security
Our storage rooms have been specifically designed and created for secure storage of photos, films and other media. Only authorized personnel and customers who have made special arrangements are allowed access. Omtra possesses the best anti-intrusion systems.

Ambient testing and monitoring
All of storage rooms are constantly monitored by a computerized system. Omtra’s Code of Conduct also requires systematic checking of archives material on an annual basis, in order to ascertain the maintenance of their state of conservation.

Archiving management
Management of archived boxes is guaranteed by Omtra’s bar code system, which has been successfully used for years by our company.

Omtra (Organizzazione Magazzini e Trasporti) nasce nel 1956 nell’intento di svolgere un’attività innovativa per quel periodo: la LOGISTICA

Siamo specializzati nella gestione di materiale promo-pubblicitario, cancelleria e stampati, cespiti e materiale vario. Prestiamo una notevole cura all’imballaggio e, su richiesta facciamo anche un servizio di reggiatura dei colli più delicati.
Siamo certificati UNI EN ISO 9001:2000 con MOODY INTERNATIONAL CERTIFICATION.

Forniamo ai nostri clienti una “Help Line” con pronto intervento decisionale per casi urgenti e problem solving a 360 gradi, con trasporti e spazi immediati a disposizione 365 giorni l’anno.

Tutti i materiali in entrata vengono controllati e conteggiati, per una maggiore sicurezza e precisione nei vostri confronti.

Effettuiamo spedizioni personalizzate, anche all’estero.

Con i nostri 50 anni di esperienza abbiamo lavorato in tutti i settori dell’Industria e del Commercio, siamo altamente qualificati per la gestione dei vostri prodotti di vario genere.

Consulenze e consigli
Il ns. Amm. Delegato è membro del Consiglio del Gruppo Merceologico Logistico di Assolombarda, scrive di logistica nelle riviste economiche e frequenta abitualmente congressi nazionali e negli Stati Uniti sull’argomento ed è a disposizione per qualsiasi necessità o richiesta dei nostri clienti.

Forniamo anche un servizio alla clientela di foto digitali del loro materiale, in caso di necessità.

PERCHÉ TAB?

TAB permette di organizzare e gestire i vostri documenti e archivi. Grazie alla combinazione dei migliori prodotti per la gestione della documentazione e la nostra conoscenza ed esperienza, potremo aumentare la vostra efficienza operativa, ridurre l’esposizione al rischio e limitare i vostri costi.

Prodotti

La gestione corretta della documentazione è un punto cruciale nella vostra organizzazione.
TAB offre una gamma di soluzioni per soddisfare le necessità individuali di ogni cliente. Possiamo aiutarvi a progettare un sistema di archiviazione personalizzato che faccia risparmiare tempo e spazio riducendo le spese.

Aumentare l’efficienza e migliorare la produttività con le cartelle e gli accessori TAB

Ideale per una efficace ricerca dei file, la linea TAB di cartelle e di prodotti per l’archiviazione permette il mantenimento e la protezione della vostra documentazione. La nostra ampia linea di accessori per file permette di personalizzare il vostro archivio e tenere tutte le informazioni pertinenti ben classificate e al sicuro.

Cartelle Manila e Colorate – Archiviazione e identificazione sicure per i vostri documenti. Disponibile in 11, 14 e 18 pt. Manila, nei formati lettera e legale, protegge il contenuto da danni fisici.

Cartelle di cartone e classificazione – Eccellente durata e longevità. Sono disponibili 20 colori vivaci con uno spessore di 20 pt. o 25 pt., nei formati lettera e legale.

Contenitori espansibili – 12 colori standard, varie espansioni, per l’archiviazione di documenti di grosse dimensioni.

Personalizzazioni mediante accessori – È possibile aggiungere fermagli, etichette, stampe, tasche, divisori e indici per configurare la vostra cartella in modo che risponda specificatamente alle esigenze di archiviazione dei vostri documenti.

Velocità di ricerca e di creazione dei file con TAB-Color Coding

Abbinando dieci colori facilmente riconoscibili a un sistema di numeri e lettere, TAB riduce il tempo di recupero dei file fino al 40%. Il sistema di archiviazione TAB basato sul colore permette un’archiviazione e una ricerca più veloci e precise e il rischio di perdita di file viene virtualmente eliminato.

Sistemi alfabetici – Ideale per gli ambienti in cui è previsto un volume di file basso. I sistemi alfabetici, archiviando per esempio in base al cognome della persona o al nome della società, sono semplici da usare e non richiedono riferimenti incrociati.

Sistemi numerici – I documenti vengono classificati in base ad una sequenza di numeri direttamente associata ad ogni documento; viene comunemente utilizzato per i sistemi di maggiori dimensioni. Ideale per l’archiviazione numerica diretta in sistemi basati sui numeri.

Sistemi alfanumerici – Utilizzano una combinazione di caratteri che fornisce immediatamente il contenuto rilevante del file, come ad esempio le prime lettere del cognome di un cliente, insieme all’anno di apertura del file, si ha un sistema in grado di fornire una grande quantità di informazioni in un colpo d’occhio.

Servizio di etichettatura personalizzata – Un modo efficace, a livello di costi e tempo, di applicare la codifica per colore durante la generazione o riconversione di una grande quantità di file. Le etichette laminate con codifica per colore, prodotte ed applicate in fabbrica alla cartella di vostra scelta, rafforzano e potenziano l’intero cartellino superiore o laterale.

Etichette in rotolo o foglio – Create il vostro sistema di archiviazione codificato in base al colore o mantenete il sistema attuale con le etichette TAB per la creazione di un indice di classificazione. Disponibile in fogli e rotoli con dispenser in kit completi alfanumerici, numerici e di classificazione.

Massimizza lo spazio di stoccaggio e ottimizza lo spazio di utilizzo con Four-Post Shelving di TAB

Il Four-Post Shelving è una soluzione versatile e conveniente per tutte le vostre necessità di archiviazione. Ha un design di montaggio unico che permette un assemblaggio facile senza l’impiego di attrezzi. Il Four-Post Shelving si può espandere facilmente o riconfigurare, a seconda dell’aumento o diminuzione delle vostre necessità di lavoro.

Massimizza l’uso dello spazio verticale (fino a 5,5 m di altezza)
Il design con gli scaffali a vista consente di individuare e accedere ai file in un colpo d’occhio
L’assenza di dadi, perni e supporti oscillanti permette un accesso libero da ostacoli
Una varietà di componenti migliora l’utilizzo – scaffali estraibili, divisori di file, supporti per corsie e altro

Il Four-Post Shelving rappresenta una soluzione di archiviazione e stoccaggio a basso costo e con risparmio di spazio per ogni vostra esigenza, permettendo, in qualsiasi ogni momento di soddisfare qualsiasi tipo di necessità di archiviazione o stoccaggio.

Organizzare. Accedere. Gestire.

File e documenti organizzati meglio. Accesso più veloce alle informazioni.
Costi contenuti. Esposizione al rischio ridotta. Questi sono i vantaggi che si hanno scegliendo TAB come vostro partner per la gestione della documentazione.