Archiviazione e Records Management

Il fortino delle carte top-secret

Omtra fondata nel 1956 è stata la prima in Italia a fornire i servizi d’archiviazione in outsourcing per imprese, studi professionali e enti pubblici

Gestione documentale sia fisica che digitale con consultazione H24 via WEB
Grazie all’archiviazione in outsourcing, si ottengono ottimizzazione degli spazi, riduzione dei costi, qualità, efficienza, sicurezza e privacy.

Ottimizzazione degli spazi negli uffici
Un’archiviazione accurata e quotidiana dei documenti correnti all’interno dei propri uffici e l’affidamento del proprio archivio di deposito e storico ad una società esterna, chiamata Records Center, è una soluzione intelligente per il recupero ed il riutilizzo degli spazi, spesso non idonei al deposito della carta.

Economia con riduzione fino al 50% dei propri costi
La gestione esterna del proprio archivio cartaceo e non,  permette un impiego razionale delle risorse umane ed una diminuzione dei costi fissi, basti pensare che gli spazi esterni costano circa la metà dei propri.
Questa soluzione assicura una veloce reperibilità dei documenti, senza perdite di tempo per le ricerche, permettendo quindi una maggiore concentrazione ed attenzione verso il proprio lavoro e i propri clienti.

Qualità del servizioQualità del servizio: certificazioni UNI EN ISO 9001:2008 e ISO 15489-1:2006 unici accreditati in Italia.
Il flusso del lavoro in Omtra si svolge secondo procedure certificate. Tutte le operazioni e le movimentazioni dei documenti sono velocissime e registrate, con la possibilità di monitorare i flussi d’archivio.

Ambienti idonei, magazzini e caveau certificati, telecamere H24
Gli archivi cartacei  interni alle aziende e agli studi professionali sono spesso situati in ambienti non idonei per la portata del pavimento (1mc di carta può pesare fino a 500 Kg) e ad alto rischio d’incendio e di allagamento, senza il rispetto delle Normative dei Vigili del Fuoco. Omtra assicura un servizio a norma di Legge, anche in caveau a temperatura ed umidità controllata e rilevata quotidianamente.

Efficienza e Sicurezza nella gestione delle informazioni
L’archiviazione cartacea esterna è particolarmente indicata per la documentazione che deve essere sempre prontamente reperibile. In primo luogo gli archivisti effettuano un’ispezione presso la sede del cliente e insieme ad esso stabiliscono le modalità di trasferimento della documentazione e pattuiscono i criteri per l’inserimento delle informazioni del database.
Quando il materiale selezionato giunge in archivio, i dati vengono registrati nel software, numero uno a livello mondiale, che consentirà poi di monitorare e rintracciare i documenti in tempi brevissimi.
Le ricerche possono essere svolte via web 24 ore al giorno con password assegnate in modo da garantire
lo svolgimento di ogni operazione con la massima riservatezza e secondo il D.lgs 196/2003.
La consultazione di uno o più documenti può avvenire in diversi modi: consegna in loco dell’originale, scan
on demand e invio tramite e-mail o pubblicazione nel web, presso il Records Center nell’apposita sala lettura con il supporto di assistenti e strumentazione adeguata.

codice a barre nel programma di archiviazionePrivacy
I documenti cartacei  sono custoditi in robuste scatole d’archiviazione con coperchio antipolvere e a fondo a scatto, adatte anche al trasporto, sulla quale viene applicato il codice cliente, un codice a barre ed un numero progressivo. L’archivio è pertanto composto da scatole anonime senza alcun riferimento al nome del cliente o al contenuto della scatola. Un codice a barre viene applicato anche su ciascun raccoglitore o documento.
Le scatole e i raccoglitori, quindi, sono facilmente e velocemente rintracciabili, tramite il nostro software americano (il più utilizzato negli ambienti archivistici del mondo).
I prelievi dalla scaffalatura dell’archivio cartaceo sono eseguiti da personale qualificato il cui nome viene registrato nel programma di archiviazione.

Help Line sempre al Vostro servizio
con personale qualificato e specializzato sempre a Vostra disposizione.