Omtra nata nel 1956 è stata la prima in Italia a fornire i servizi d’archiviazione per conto terzi

Organizzazione e gestione degli archivi, fisici e digitali con consultazione via WEB e “servizi SCAN ON DEMAND”.
L’archiviazione esterna nasce con diverse finalità complementari:
Ottimizzazione degli spazi negli uffici
Un’archiviazione accurata e quotidiana dei documenti all’interno dei propri uffici e l’affidamento del proprio archivio ad una società esterna, Records Center, sono una soluzione intelligente per il recupero ed il riutilizzo degli spazi. Soluzione che assicura una veloce reperibilità dei documenti, senza perdite di tempo per le ricerche, permettendo quindi una maggiore concentrazione ed attenzione verso il proprio lavoro e i propri clienti.

Economia (riduzione 50% dei propri costi)
Un impiego razionale delle risorse umane ed una diminuzione dei costi fissi, basti pensare che gli spazi esterni costano circa la metà dei propri occupati dagli archivi.

Qualità del servizio: certificazioni ISO 9001 e 15489 (unici in Italia).
Tutte le operazioni e le movimentazioni dei documenti sono velocissime e registrate, con la possibilità di conoscere anche la storia dei movimenti d’archivio.

Ambienti idonei, magazzini e caveau certificati, telecamere H24
Gli archivi interni alle aziende e agli studi professionali sono spesso situati in ambienti come cantine e solai, certamente non idonei per la portata del pavimento (1mc di carta può pesare fino a 500 Kg) e ad alto rischio d’incendio e di allagamento, senza il rispetto delle Normative dei Vigili del Fuoco. Omtra assicura un servizio a norma di Legge, anche in caveau a temperatura ed umidità controllate.

Efficienza
L’archiviazione esterna è particolarmente indicata per la documentazione che deve essere sempre “a portata di mano”. Gli archivisti visitano la sede del cliente e, in base alle sue esigenze, organizzano i raccoglitori trasferendoli poi nella nuova sede, dove i documenti sono rintracciabili, anche entro dieci minuti, da Omtra scansionabili e scaricabili dal cliente via web documenti singoli o raccoglitori interi

Sicurezza nella gestione delle informazioni

Records Manager di Omtra, altamente selezionati, si occupano del riordino e della catalogazione degli archivi disordinati e senza elenco, successivamente inviano al cliente un file finale riepilogativo dell’archivio, in formato Excel. Inoltre, il cliente può consultare il proprio archivio direttamente on line sul sito web o recarsi presso il Records Center per la consultazione dei documenti nell’apposita sala lettura, o riceverli fisicamente tramite fattorino od in formato elettronico. La sala di lettura è attrezzata con fotocopiatrice, scanner ed assistenti.

Privacy
I documenti sono custoditi in robuste scatole d’archiviazione con coperchio antipolvere, adatte anche al trasporto, sulla quale viene applicato un codice a barre ed un numero progressivo. L’archivio è pertanto composto da scatole anonime senza alcun riferimento al nome del cliente o al contenuto della scatola. Le scatole in magazzino sono ordinate per file. Un codice a barre viene applicato anche su ciascun raccoglitore o documento.
Le scatole e i raccoglitori, quindi, sono facilmente e velocemente rintracciabili, tramite software americano (il più utilizzato nel mondo).
I prelievi dalla scaffalatura dell’archivio sono eseguiti da personale il cui nome viene registrato nel programma di archiviazione

Help Line
La consegna immediata di scatole d’archivio e singoli raccoglitori è assicurata, così come pure l’invio degli stessi tramite fax e e-mail (con scansione del documento).