Digitalizzazione documenti

Scansione documenti
scansionare e velocizzare la gestione documentale
La procedura di scansione documenti attraverso lo scanner e l’acquisizione elettronica degli stessi.
OMTRA, leader dal 1954 nella gestione fisica ed informatica di archivi e documenti, offre una soluzione a 360° per la gestione delle  vs informazioni.
La scansione documenti avviene mediante l’utilizzo di scanner di alta qualità e velocità ed eseguita secondo la normativa vigente, e quindi può considerarsi sostitutiva della documentazione fisica.
I documenti sottoposti a scansione vengono poi archiviati e conservati digitalmente, ciò comporta che i documenti mantengono tutte le caratteristiche precipue, senza subire alterazione alcuna. Pertanto è possibile dire che la scansione documenti è il primo passaggio importante per conferire lunga vita a pratiche e documentazione o semplicemente salvabili su CD o DVD per un vs archivio
Conservazione Sostitutiva

Le evoluzioni legislative, a cominciare dal Decreto Legge approvato dal Ministero dell’Economia il 23 Gennaio 2004, hanno delineato le modalità operative inerenti il processo di smaterializzazione dei documenti finalizzate all’ implementazione di archivi ottici sostitutivi della carta garantiti e sicuri, che certifichino l’ integrità dei files e la loro data di creazione.

OMTRA, in collaborazione tecnologica e normativa con partner specializzati, è in grado di offrire il servizio tramite una serie di procedure qualificate e nel pieno rispetto delle regole tecniche definite dal Digit PA (Ente Nazionale per la digitalizzazione nella Pubblica Amministrazione) consistenti nelle seguenti fasi:
• Ritiro e scansione documenti cartacei con Quality Control
• Ricezione ed elaborazione spool di stampa con Quality Control
• Generazione e verifica impronta elettronica
• Firma digitale e marcatura temporale effettuata dal responsabile della conservazione
• Memorizzazione su un supporto di tipo ottico del documento elettronico o dell’immagine del documento analogico
• Storage e consultazione archivio sostitutivo on-line presso un ns partner di Data Center
• Redazione personalizzata del Manuale della Conservazione Sostitutiva
• Verifica periodica archivi e riversamento sostitutivo
• Macero certificato dei documenti cartacei

Tipologia di documenti per la Conservazione Sostitutiva
• scritture ausiliarie in cui registrare elementi patrimoniali e reddituali
• fatture attive e passive
• scritture ausiliarie di magazzino
• registro dei beni ammortizzabili
• registri prescritti ai fini IVA: acquisti, corrispettivi, fatture emesse
• dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, 770 )
• modelli di pagamento (F23 e F24)
• libri sociali
• libro giornale e libro degli inventari
• bilancio d’esercizio: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa
• relazione sulla gestione, relazione dei sindaci e dei revisori contabili
• ricevute fiscali e scontrini fiscali
• documenti di trasporto (DDT)
• scritture ed i documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie
• nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo
• libro paga e libro matricola (conservazione secondo C.M. 33/03 Min. Lavoro)
Vantaggi Complessivi
I Vantaggi derivanti dall’implementazione della conservazione sostitutiva in outsourcing sono numerosi e ben tangibili:
• Eliminazione dei costi di archiviazione cartacea  eliminazione dei costi per la carta e per lo spazio destinato all’archivio cartaceo (meno locali), risparmi sui tempi e costi di trasmissione e/o distribuzione dei documenti;
• Inalterabilità: i documenti non possono essere manomessi o smarriti, non si possono più rovinare per cause accidentali o per deterioramento;
• Eliminazione costi di stampa  riferito soprattutto a libri, registri e ciclo attivo di fatturazione;
• Maggiore efficienza nei processi amministrativi  i documenti sono sempre reperibili on-line senza avere vincoli legati alla collocazione fisica e possono essere condivisi via web o e-mail ottenendo maggiore flessibilità nella ricerca e consultazione dei documenti e snellendo inoltre le procedure di esibizione fiscale;
• Sicurezza garantita  i processi vengono continuamente monitorati e gestiti con precisi SLA, a garanzia di una maggiore sicurezza dei dati elettronici;

Archiviazione Ottica
OMTRA offre servizi di Document Management in grado di soddisfare tutte le esigenze di archiviazione.
I documenti sia in formato elettronico sia in formato cartaceo vengono elaborati al fine di garantire un archivio facilmente consultabile via internet o tramite CD / DVD autoconsultanti.

VANTAGGI

- accesso, garantito sempre 24 ore su 24 ore per 365 giorni all’ anno, sicuro ed istantaneo tramite un semplice collegamento ad internet

- implementazione non invasiva del business

- alimentazione dell’ archivio da file o da carta

- sicurezza garantita da politiche e procedure collaudate

- garanzia di back up giornalieri e disaster recovery

- Basso costo

Scan on Demand

Scan on Demand offre accesso immediato ai vs file che si trovano fuori sede
Ci sono momenti in cui è necessario accedere alle vostre informazioni subito. Anche se queste informazioni sono archiviate nel ns Record Center, OMTRA è in grado di fornirVi le informazioni richieste rapidamente utilizzando il nostro servizio Scan on Demand. Il servizio può anche essere utile per le aziende con più sedi che hanno più dipendenti e che hanno bisogno di accedere alle stesse informazioni.
Utilizzando il nostro servizio di scansione su richiesta può essere un opzione conveniente per la vostra azienda. Con l’ alternativa alla consegna del file fisico si può costruire un inventario di documenti elettronici nel corso del tempo solo per i file che sono più richiesti o visualizzati. La scansione viene fatturata per i singoli file e non per la scansione di grandi quantità di record.
Vantaggi del servizio Scan on Demand
• La scansione dei file con accesso web sicuro come alternativa alla consegna dei documenti fisici o può essere fornita anche su CD o DVD
• Fornire accesso facile e veloce e migliorare la condivisione di documenti da qualsiasi luogo
• Servizio economico, si paga solo quello che si ha bisogno di visualizzare
• Rapidità della reperibilità

Per maggior informazioni chiama 02/6642951 o compila il modulo nella pagina contatti