È ormai largamente noto, e dimostrato da dati di fatto, che il rischio di gran lunga maggiore per la buona conservazione di molti supporti mediatici, e in particolare per le fotografie e le pellicole cinematografiche, è rappresentato dalle condizioni ambientali di conservazione. Temperatura e tasso di umidità relativa elevati o instabili rappresentano le principali e più pericolose cause del loro degrado. Di conseguenza, predisporre condizioni ambientali e climatiche idonee ad eliminare questi fattori di rischio, eleva in maniera determinante la “speranza di vita” di questi beni.

Una attenta prassi di conservazione è tanto più d’attualità da quando il Testo Unico sui Beni Culturali (1999) e il Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio (2004) hanno riconosciuto la fotografia, il cinema e i documenti audiovisivi in genere come “testimonianze aventi valore di civiltà”, dando forma e termini legali alla crescente consapevolezza della necessità di un’adeguata conservazione e valorizzazione di questi beni, divenuti ormai punti importanti della nostra memoria storica, recente e meno recente.
Omtra, dopo essere stata la prima in Italia a fornire servizi di archiviazione per conto terzi, si propone nuovamente all’avanguardia estendendo tale servizio a diversi media. A questo scopo ha predisposto locali specifici e idonei per la conservazione a lungo termine secondo le indicazioni delle norme ISO e dell’Image Permanence Institute americano.
Quali media?
Omtra è in grado di custodire fotografie, negativi, pellicole di qualsiasi tipo e formato e supporti magnetici.

I nostri clienti
I nostri clienti sono musei, archivi, fototeche e cineteche, mediateche, biblioteche, università, enti di conservazione in genere, agenzie fotografiche, agenzie pubblicitarie e di stampa, enti televisivi, collezionisti privati, e in genere chiunque possieda o detenga collezioni di qualsiasi entità dei media sopra indicati, e senta la necessità, o abbia il dovere istituzionale, di custodirli, conservarli e fruirli nel modo più sicuro, idoneo ed efficace.

I vantaggi dell’outsourcing con Omtra
I vantaggi ottenibili da questo servizio offerto da Omtra sono molteplici e tutti di notevole portata: – possibilità di avviare immediatamente, e senza esitazione, piani di conservazione per le proprie collezioni, eventualmente anche in attesa della predisposizione di ambienti conservativi propri;
- possibilità di garantire condizioni conservative adeguate senza la necessità di intervenire nella propria sede con impianti specifici, spesso molto invasivi;
- possibilità di avviare un servizio di conservazione senza la necessità di professionalità nuove all’interno dell’ente o dell’azienda;
- garanzia di condizioni ambientali mantenute a regola d’arte per la conservazione a lungo termine di tali media; – migliore utilizzo degli spazi di lavoro nei propri uffici, e separazione degli spazi di lavoro dai locali di deposito; – possibilità di ottenere condizioni a regola d’arte anche per piccole collezioni, per le quali sarebbe antieconomica la predisposizione di ambienti separati per la conservazione;
- veloce e sicuro reperimento di ogni documento, grazie al sistema Omtra di Records Management, per ogni necessità di consultazione. Omtra infatti garantisce la consegna immediata presso la sede del cliente, o mette a sua disposizione nella propria sede un ufficio con uso di computer, scanner, fotocopiatrice, e personale di assistenza.

Servizi
Oltre al servizio di custodia, Omtra è in grado di curare l’intero percorso coinvolto nella riorganizzazione e gestione di collezioni fotografiche o di filmati: catalogazione, digitalizzazione, progettazione di piani di valorizzazione che consentano di ottenere, da un insieme non ordinato di fotografie e pellicole, una fototeca o cineteca consultabile, fruibile e spendibile. Omtra può anche fornire i materiali per la conservazione di fotografie e pellicole – buste, fogli, scatole, ecc. – testati con il P.A.T. (Photographic Activity Test).
In questo modo Omtra si pone come azienda “full service” nell’ambito dei media suddetti.

Gli ambienti di custodia
I locali di conservazione sono stati progettati per ottenere condizioni climatiche stabili e adatte alla conservazione a lungo termine di molti media. Essi sono l’ambiente ideale per l’archiviazione di materiali cartacei e media sensibili come le fotografie, le pellicole cinematografiche e i nastri magnetici.
Le seguenti caratteristiche assicurano un ambiente sicuro e stabile:
- un sistema di condizionamento controlla le condizioni di stoccaggio su base continuativa;
- generatori di elettricità garantiscono la costanza del servizio anche in caso di black-out o di guasto;
- i locali sono costantemente mantenuti nell’oscurità, salvo le rare necessità di accesso;
- l’umidità relativa interna è fissata al 30%, mentre sono previste tre principali tipologie conservative relativamente alla temperatura: 18°, 2° e -10°, con anticella di acclimatazione negli ultimi due casi. In situazioni particolari, e su richiesta, è comunque possibile stabilire valori ambientali diversi;
- i locali di conservazione sono realizzati con materiali ignifughi;
- le scaffalature sono realizzate in lamiera zincata che impedisce la ruggine;
- la modularità dello spazio consente un adeguamento agile e pronto alle necessità del cliente.

Codice di comportamento
Omtra dispone di personale specializzato in grado di gestire in modo sicuro tutte le operazioni di archiviazione, ingresso e prelievo dai locali climatizzati, secondo le norme raccomandate per la manipolazione e la custodia delle fotografie e dei filmati.
Ha predisposto un Codice di comportamento interno allo scopo di assicurare sempre il rigoroso rispetto delle regole e delle raccomandazioni del caso.

Sicurezza
I nostri locali di conservazione sono specificamente progettati e realizzati per la sicura custodia di fotografie, pellicole, e altri media. L’accesso è consentito solo al personale addetto e, previo accordo, ai clienti. Omtra è provvista dei migliori sistemi anti intrusione.

Controlli e monitoraggi ambientali
Tutti i locali di conservazione sono costantemente monitorati da un sistema computerizzato. Il Codice di comportamento previsto da Omtra prevede inoltre delle verifiche sistematiche a cadenza annuale sui materiali archiviati, allo scopo di accertare la costanza del loro stato di conservazione.

Gestione dell’archiviazione
La gestione delle scatole archiviate viene garantita dal sistema Omtra a codice a barre, già fruttuosamente usato da anni dalla nostra azienda.