Le evoluzioni legislative, a cominciare dal Decreto Legge approvato dal Ministero dell’Economia il 23 Gennaio 2004, hanno delineato le modalità operative inerenti il processo di smaterializzazione dei documenti finalizzate all’ implementazione di archivi ottici sostitutivi della carta garantiti e sicuri, che certifichino l’ integrità dei files e la loro data di creazione.

OMTRA, in collaborazione tecnologica e normativa con partner specializzati, è in grado di offrire il servizio tramite una serie di procedure qualificate e nel pieno rispetto delle regole tecniche definite dal Digit PA (Ente Nazionale per la digitalizzazione nella Pubblica Amministrazione) consistenti nelle seguenti fasi:
• Ritiro e scansione documenti cartacei con Quality Control
• Ricezione ed elaborazione spool di stampa con Quality Control
• Generazione e verifica impronta elettronica
• Firma digitale e marcatura temporale effettuata dal responsabile della conservazione
• Memorizzazione su un supporto di tipo ottico del documento elettronico o dell’immagine del documento analogico
• Storage e consultazione archivio sostitutivo on-line presso un ns partner di Data Center
• Redazione personalizzata del Manuale della Conservazione Sostitutiva
• Verifica periodica archivi e riversamento sostitutivo
• Macero certificato dei documenti cartacei

Tipologia di documenti per la Conservazione Sostitutiva
• scritture ausiliarie in cui registrare elementi patrimoniali e reddituali
• fatture attive e passive
• scritture ausiliarie di magazzino
• registro dei beni ammortizzabili
• registri prescritti ai fini IVA: acquisti, corrispettivi, fatture emesse
• dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, 770 )
• modelli di pagamento (F23 e F24)
• libri sociali
• libro giornale e libro degli inventari
• bilancio d’esercizio: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa
• relazione sulla gestione, relazione dei sindaci e dei revisori contabili
• ricevute fiscali e scontrini fiscali
• documenti di trasporto (DDT)
• scritture ed i documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie
• nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo
• libro paga e libro matricola (conservazione secondo C.M. 33/03 Min. Lavoro)
Vantaggi Complessivi
I Vantaggi derivanti dall’implementazione della conservazione sostitutiva in outsourcing sono numerosi e ben tangibili:
• Eliminazione dei costi di archiviazione cartacea  eliminazione dei costi per la carta e per lo spazio destinato all’archivio cartaceo (meno locali), risparmi sui tempi e costi di trasmissione e/o distribuzione dei documenti;
• Inalterabilità: i documenti non possono essere manomessi o smarriti, non si possono più rovinare per cause accidentali o per deterioramento;
• Eliminazione costi di stampa  riferito soprattutto a libri, registri e ciclo attivo di fatturazione;
• Maggiore efficienza nei processi amministrativi  i documenti sono sempre reperibili on-line senza avere vincoli legati alla collocazione fisica e possono essere condivisi via web o e-mail ottenendo maggiore flessibilità nella ricerca e consultazione dei documenti e snellendo inoltre le procedure di esibizione fiscale;
• Sicurezza garantita  i processi vengono continuamente monitorati e gestiti con precisi SLA, a garanzia di una maggiore sicurezza dei dati elettronici;

Archiviazione Ottica
OMTRA offre servizi di Document Management in grado di soddisfare tutte le esigenze di archiviazione.
I documenti sia in formato elettronico sia in formato cartaceo vengono elaborati al fine di garantire un archivio facilmente consultabile via internet o tramite CD / DVD autoconsultanti.

VANTAGGI

- accesso, garantito sempre 24 ore su 24 ore per 365 giorni all’ anno, sicuro ed istantaneo tramite un semplice collegamento ad internet

- implementazione non invasiva del business

- alimentazione dell’ archivio da file o da carta

- sicurezza garantita da politiche e procedure collaudate

- garanzia di back up giornalieri e disaster recovery

- Basso costo

Scan on Demand

Scan on Demand offre accesso immediato ai vs file che si trovano fuori sede
Ci sono momenti in cui è necessario accedere alle vostre informazioni subito. Anche se queste informazioni sono archiviate nel ns Record Center, OMTRA è in grado di fornirVi le informazioni richieste rapidamente utilizzando il nostro servizio Scan on Demand. Il servizio può anche essere utile per le aziende con più sedi che hanno più dipendenti e che hanno bisogno di accedere alle stesse informazioni.
Utilizzando il nostro servizio di scansione su richiesta può essere un opzione conveniente per la vostra azienda. Con l’ alternativa alla consegna del file fisico si può costruire un inventario di documenti elettronici nel corso del tempo solo per i file che sono più richiesti o visualizzati. La scansione viene fatturata per i singoli file e non per la scansione di grandi quantità di record.
Vantaggi del servizio Scan on Demand
• La scansione dei file con accesso web sicuro come alternativa alla consegna dei documenti fisici o può essere fornita anche su CD o DVD
• Fornire accesso facile e veloce e migliorare la condivisione di documenti da qualsiasi luogo
• Servizio economico, si paga solo quello che si ha bisogno di visualizzare
• Rapidità della reperibilità

Per maggior informazioni chiama 02/6642951 o compila il modulo nella pagina contatti

• Telephone lines, fax lines, Internet connection
• 24-hour access with personal Badge
• Air conditioning
• cafeteria
• Parking
• Links to major transport
• uffice packages to 1 up to 35 seats
Business Support:
• multilingual Staff for secretarial and switchboard needs
• Printing and scanning services
• Translation
• Writing letters, database management, data entry
• Projectors
• IT Support
• Stationery always available
• Logistics with 5000 square meters available within the complex with immediate transport
• Customized transport
• Management of both physical and digital archives
• Safe and secure destruction of documents
• Taxi, car, airline ticket and hotel reservations
Telephone services:
• Internal and external call transfer and direct-dial
• Digital telephone features with high speed dial, speaker, call recovery
• Options for responding to calls, including sending to your direct line, via a dedicated line to a person in your group or through the switchboard and extension phone Omtra
• detailed phone bill

Managerial and operational Office.

Standard workstation:
1 desk with drawers
A leather armchair
A telephone connected to PBX with ISDN
1 phone line
Certified network RJ45
Network Access
Strategic location:
16 minutes from Milan Cadorna, Northern Railway Station
few hundred meters from the west ring (exit Cormano Milan)
Centrally located with respect to the three major airports of Milan
Location
Location opening: 365 days and H24

UFFICI TEMPORANEI ed OFFICE SUPPORT

Nel caso in cui si necessiti di spazi per lo svolgimento della propria attività Omtra offre ai propri clienti la disponibilità di uffici fissi o temporanei completamente autonomi, arredati e cablati, dotati di portineria, proprio campanello di entrata, posti auto, segreteria, centralino, ricezione postale, deposito merci, archivi, servizio fotocopie e fax, scanner per digitalizzazioni ecc….
Essi sono situati in una posizione ottimale e facilmente raggiungibile in quanto sono adiacenti alla tangenziale ovest, alla stazione ferroviaria di Cormano ed al passante ferroviario e distano solo 15 minuti dal centro di Milano (metropolitana fermata Cadorna).

Servizio spazi ad uso ufficio
Omtra offre la possibilità di usufruire in modo continuativo o temporaneo di varie soluzioni di ufficio personalizzabili sulle esigenze del singolo cliente. Le tipologie di ufficio offerte sono le seguenti:
• uffici standard: si tratta della tipologia di ufficio classica, allestita in ambienti confortevoli completamente arredati e climatizzati, dotata di tutte le strutture tecnologiche necessarie allo svolgimento della propria attività ed allestita con una o più postazioni di lavoro. Essi vengono assegnati al cliente per tutto l’arco temporale richiesto sia per brevi periodi sia per un’occupazione continuativa nel tempo.
• uffici “day office“: sono uffici completamente attrezzati per lo svolgimento del proprio business che vengono assegnati al cliente per periodi più brevi da un’ora a più giornate anche non continuative.
• uffici “office sharing“: si tratta di una tipologia di ufficio ad una o più postazioni di lavoro in modalità d’uso condivisa con altri clienti concordando preventivamente gli orari di utilizzo per evitare sovrapposizioni. Essi sono completamente attrezzati per lo svolgimento dell’attività professionale e sono dotati di armadi chiusi a chiave dove riporre e lasciare i propri documenti.
• postazioni “hotdesking”: si tratta di postazioni di lavoro singole, isolate e dotate di tutto il necessario per lo svolgimento del proprio lavoro. Sono la soluzione ideale per lavorare in un ufficio di prestigio in modo flessibile riducendo così i costi di affitto.
• postazioni di coworking: si tratta di postazioni di lavoro individuali situate in un unico grande ambiente di lavoro condiviso con altri professionisti. Ciascuna è completamente indipendente ed attrezzata in base alle esigenze espresse dal cliente.
• uffici virtuali: con questa soluzione si ha la possibilità di avere un recapito fisso senza però i costi per l’affitto di uno spazio che può essere preso solo all’occorrenza e per il tempo necessario con una delle modalità sopra citate.
• sale riunioni: esiste anche l’opportunità di affittare spazi adibiti appositamente ad uso sala riunione, di varie metrature e con varie possibilità di allestimento interno (tavola rotonda, presentazioni, assemblee…). In ciascuna di esse c’è inoltre la possibilità di effettuare videoconferenze e web conference come servizi accessori.

Servizi accessori agli uffici temporanei
Omtra può offrire ai propri clienti a completamento del servizio di uffici temporanei una serie di servizi accessori personalizzabili a seconda delle esigenze del singolo cliente ed usufruibili solo in base all’effettivo bisogno con un notevole risparmio in termini di costi fissi.
I principali servizi accessori offerti sono i seguenti:
• servizio di web conference: è un servizio molto simile al precedente con l’unica differenza che la riunione virtuale avviene via web.
• servizio easy fax: è un servizio accessorio dedicato al cliente che permette di avere un numero personale di fax. I fax destinati a quel numero verranno ricevuti direttamente all’indirizzo di posta elettronica indicato dal cliente.
• servizio di segreteria: è un servizio aggiuntivo per il cliente che offre l’opportunità di avere un ufficio di segreteria dedicato che offre oltre ai servizi standard di segreteria (fotocopie, rilegature….) anche altri servizi quali la risposta personalizzata alle chiamate, la raccolta dei messaggi, l’accoglienza dei propri clienti, il servizio di prenotazione di voli, alberghi, ristoranti.
• servizio di preparazione di filmati/video di presentazione della società, del meeting organizzato, di un prodotto ecc….

Servizi di accoglienza ed ospitalità
Omtra può offrire ai propri clienti che lo desiderano, in aggiunta ai servizi operativi legati all’utilizzo degli uffici temporanei, un pacchetto di servizi accessori legati all’accoglienza ed all’ospitalità dei propri clienti.
Questi servizi sono sempre realizzabili, alcuni di essi necessitano di prenotazione anticipata per permetterne l’organizzazione ottimale. Essi sono:
• servizio di coffee break: permette di avere un servizio dedicato per fare una pausa nel corso di una riunione avendo a disposizione bevande calde e fredde, stuzzichini dolci e salati.
• servizio di permanent coffee: offre la possibilità di avere all’interno della sala riunioni stessa una macchina per il caffè/the e dei vassoi di stuzzichini.
• servizio di light lunch: è un servizio dedicato che permette di avere all’interno della struttura un servizio di catering per un pranzo leggero e veloce nel corso di una riunione o in alternativa un servizio mensa a completamento del pacchetto uffici.
• servizio organizzazione serate, eventi o visite: è un servizio speciale dedicato ad incontri di lavoro che si svolgono nell’arco di più giornate consecutive. Offre la possibilità di farsi organizzare una serata con tutte le prenotazioni necessarie, un evento specifico ad integrazione delle giornate lavorative oppure delle visite dedicate nel caso in cui si abbia piacere di intrattenere i propri clienti con un qualcosa di diverso.

Prevediamo in tal senso quattro tipologie diverse di servizio :

1.   Macero fuori sede (off-site) con ritiro periodico o spot
2.   Macero in  sede (on-site) con furgone e distruggi documenti OMTRA

3.   Distruzione  documenti  fai da te (con noleggio periodico)

4.   Vendita distruggi documenti (con Vs. servizio interno continuativo)

1. Macero fuori sede (off-site)

Utilizzare  Omtra società esperta in materia di dati confidenziali  è il modo più semplice per assicurare che i Vs.  documenti con informazioni sensibili e riservate,  vengono distrutti e smaltiti in modo controllato e sicuro, in linea con la legge sulla privacy e le altre norme civili e penali.

Omtra Vi aiuta  a sviluppare una  pianificazione anche per i periodi di conservazione e nelle politiche di gestione dell’ archivio. Le Vs. informazioni confidenziali vengono raccolte e trasportate in veicoli monitorati  con luogo, ora e data concordato preventivamente.

I principali componenti del sistema SDS di OMTRA sono i seguenti:
contenitori in lega di alluminio dotati di bocca d’ingresso anti intrusione di diverse misure e fattezze (inseribili anche faldoni e raccoglitori ad anelli interi senza doverli aprire) e serrature con chiave;
Una rete di trasportatori specializzati che prevede l’utilizzo di furgoni o di mezzi di piccole dimensioni chiusi.

Il servizio prevede:
•    La fornitura di contenitori SDS di design e alta sicurezza
•    La raccolta periodica del contenitore chiuso a chiave
•    Al ritiro, rilascio di una ricevuta del materiale confidenziale
•    La distruzione in sicurezza  presso la ns. struttura
•   Al termine del ciclo, tutte le operazioni saranno documentate con un Attestato dell’avvenuta distruzione per consentire  ai clienti di fornire la prova dell’azione avvenuta e rispettare la conformità con i requisiti normativi.

2. Macero in  sede (on-site)

Omtra offre un servizio di triturazione mobile. Molti dei nostri clienti scelgono di avere le loro informazioni sensibili e riservate  triturate sul proprio sito dal nostro furgone con il distruggi documenti mobile. Potete essere testimoni della  triturazione mobile direttamente presso la vostra sede.  Il nostro furgone può triturare informazioni sensibili e riservate all’orario che meglio vi soddisfa, anche presto il mattino nel caso di problemi di permessi.
Al termine, tutte le operazioni saranno documentate con un certificato per consentire  ai clienti di fornire la prova dell’avvenuta distruzione e rispettare la conformità con i requisiti normativi.

3. Distruzione  documenti  fai da te con noleggio della macchina:
Il noleggio è uno strumento attraverso il quale il cliente, tramite un contratto che può essere anche di breve durata, ha il diritto di usufruire delle macchine distruggi documenti di alto livello riducendo al minimo i rischi e gli oneri della proprietà. La formula del nostro noleggio permette al cliente di avere dei costi certi comprensivi di tutta la gestione delle macchine.

4. Vendita Distruggi documenti: come scegliere
Per evitare che informazioni importanti cadano in mani sbagliate; è utile possedere nel vostro ufficio un distruggi documenti per la distruzione di piccoli quantitativi. Il distruggi documenti è un dispositivo in grado di tagliare materiale cartaceo in pezzi di piccole dimensioni. Nell’acquisto di un distruggi documenti, andranno considerate le seguenti caratteristiche: il volume di carta che la macchina dovrà gestire (capacità dell’unità, quanti fogli possono essere inseriti contemporaneamente e la velocità di distruzione), il livello di sicurezza del quale la compagnia ha bisogno per assicurare la privacy, e i tipi di materiali che si desidera distruggere.
La nostra missione è aiutare a rendere la Vostra azienda più sicura, più verde e più facile da gestire con costi più contenuti e massima sicurezza.
Vi ricordiamo la possibilità di una nostra consulenza specializzata e gratuita. Omtra garantisce la riservatezza più rigorosa, una sicurezza ottimale e traccia e controllo del processo certificato ( ISO 15489, unici nel settore in Italia) e certificabile.
Per maggior informazioni chiama 02/6642951 o compila il modulo nella pagina contatti

Omtra, created in 1956, was the first company in Italy to provide archiving services for third parties

Organization and management of archives
Outsourced archiving originated with various complementary aims:

Optimization of office spaces
Accurate daily archiving of documents within its offices and entrusting its archive to an outside company, Records Center, are an intelligent solution for recovering and reusing spaces. A solution which ensures fast retrieval of documents, without wasting time searching, makes it possible to focus more on core business and customers.

Economy
A rational use of human resources and a decrease in overhead, just think the outside spaces cost around half of a company’s own spaces occupied by archives.

To quality service.
All document operations and handling are very fast and recorded, with the possibility of even learning the history of archive movements.

Suitable spaces
The archives in companies and professional firms are often located in rooms like basements and attics, certainly not suitable for the capacity of the floor (1 cubic meter of paper can weigh up to 500 Kg) and be a high fire or flood risk, and not in compliance with Fire Department regulations. Omtra guarantees a service in line with the Law.

Efficiency
Outsourced archiving is particularly useful for documents that always need to be “at your fingertips”. Archivers visit customers’ offices, and based on their needs, organize files and then move them to the new site, where the documents can be found within ten minutes.

Secure information management
Omtra’s carefully selected Records Managers, take care of reordering and cataloguing unorganized archives without lists, and then send the customer a final recap file of the archive in Excel format. In addition, customers can consult their archive online on our website, visit the Records Center to consult their documents in a dedicated reading room or have them delivered by messenger or in electronic format. The reading room is equipped with a photocopy machine, scanner and assistants are on hand.

Privacy
The documents are stored in sturdy filing boxes with dust protection lids, suitable for shipping, and are marked with a bar code and sequential number. Therefore the archive is composed of anonymous boxes with no reference to the name of the customer or contents of the box. The boxes in the warehouse are ordered in rows. A bar code is also applied on each file or document. Thus the boxes and files can be easily and quickly retrieved.
Archives are retrieved from the shelves by staff whose names are recorded in the archiving program

Help Line
Immediate delivery of the archive boxes and single files is guaranteed, as is their being sent by fax and e-mail (by scanning the document).

WHY TAB? Please view TAB video

TAB helps to organize, access and manage your critical documents and records. By combining the best records management products with your knowledge and experience, we will increase your operational efficiencies, lower your exposure to risk, and reduce your costs.

Products
Proper management of your records is crucial to your organization.
TAB offers a variety of product solutions to match each customer’s individual needs. We can help you design a custom filing solution to save time, save space and save money.

Increase Efficiency and Boost Productivity with TAB Folders and Accessories

Ideally suited for active file retrieval, TAB’s durable line of file folders and storage products provide efficient storage and protection for your records. Our extensive line of file accessories allows you to customize your file storage to keep all pertinent information secure and grouped.
Gain greater storage and retrieval efficiency using TAB filing supplies.

Manila and Colored Folders – Safe storage and identity for your records. Available in 11, 14 and 18 pt. manila in letter and legal size. Protects contents from physical damage.

Pressboard and Classification Folders – Outstanding durability and longevity. 20 vibrant color options in 20 pt. Or 25 pt. Thickness, in letter and legal sizes.

Expansion Pockets – 12 standard color options, various expansions, for large document filing storage.

Customize with Accessories – Add fasteners, labels, printing, pockets, dividers and indexes to design your folder to specifically fit your document storage requirements.

Speed file creation and retrieval with TAB Color-CodingBy substituting ten easily recognized colors for a system of numbers and letters, TAB cut file retrieval time by up to 40%. TAB’s color-coded filing system provides for faster and more accurate filing and retrieval, and the risk of lost files is virtually eliminated.

Alphabetic Systems – Ideal for environments where file volume will remain low. Alphabetic systems, such as filing by a person’s last name or company name, are simple to use and require no cross-referencing.

Numeric Systems – Records are classified according to a number directly associated with each record, commonly used for larger systems. Ideal for straight numeric filing number-based systems.

Alphanumeric Systems – Using a combination of characters comprised of immediately relevant file content such as the first letters of a client’s last name, along with the year the file opened, this system can provide a great deal of information at a glance.
Custom Labeling Services – A cost-and-time efficientway to apply color-coding when generating or converting a large volume of files. Factory produced and applied to the folder of your choice, the laminated color-coded label reinforces and strengthens the entire top or side tab.

Roll and Sheet Labels – Create your own color-coded filing system or maintain existing system with TAB’s indexing and classification labels. Available in sheets and self-dispensing rolls in complete alpha, numeric and classification sets.

Maximize Storage and Optimize Space Utilization with TAB Four-Post Shelving

Four-Post Shelving is a versatile and cost-effective solution to all your storage requirements. It has a unique interlocking design that provides for easy tool-free assembly. Four-Post Shelving can easily be expanded or reconfigured, as your business needs change and grow.

Maximizes use of vertical space (up to 18’ high)
Open shelf design lets you locate and access files at a glance
Lack of nuts, bolts and sway braces provide for obstacle-free access
Variety of components increase usability – pull out work shelf, file dividers, aisle supports and more

For a low-cost, space saving filing and storage solution for all of your storage needs, 4-Post Shelving offers the ability to handle any type of filing or storage requirement at any time.

Organize. Access. Manage.

Better organized files and documents. Quicker access to information.
Lower costs. Reduced exposure to risk. These are the benefits of choosing TAB as your records management partner.

PHYSICAL DISASTER RECOVERY SERVICE
By storing and keeping vital documents and magnetic cassettes in fireproof safes or vaults, the protection of data is ensured in areas adequately equipped with fire detection systems and protection against theft and intrusion from the outside. The back up, shipping and storage of cassettes, is carried out using certified cases, with a lock, supplied by Omtra.

ELECTRONIC TRACKING, by bar code scanning of cassettes or cases, using an American multimedia management system which makes it possible to obtain the memory of document movements, with reports in excel or via web, authorization and operator management,as well as various statistics useful for external AUDITS.

caveau

Guaranteed SECURITY and PRIVACY HIGH SECURITY DEPRESSURIZED CAVEAU
The room in question is approximately 60 square meters equal to 140 cubic meters and is equipped with flame cutting anti-intrusion walls in adequately reinforced cls. and entrance doors and is perfectly sealed; the slab and flooring have the same characteristics as the walls.

» The design was created for sock absorbing and secure closing, Travel Box “Safe” is ideal for media shipments all over the world
» Travel Box “Safe” cases can be used for all sorts of applications and in different areas: photography, industrial, military, nautical, computers, medical, musical…..
» Travel Box “Safe” cases provide total protection to the equipment inside them against dust, water, impacts, corrosion for chemical agents thanks to a pressure release valve located in the top center of every case which creates a vacuum-tight seal.
» The Travel Box “Safe” case has been designed to flex at key points allowing it to absorb greater pressure on impact.
» It also have 2 secure latches with the possibility to insert padlocks
» The Travel Box “Safe” case can also be provided with cubed perforated-foam inserts. The foam provides maximum protection by creating a soft and secure frame around your tapes or equipment
» The Travel Box “Safe” case is entirely produced in Italy and its high-strength patented plastic compound makes it 20% lighter without compromising strength and contributing to a lower transport cost.

TEST DONE ON THE TRAVEL BOX SAFE

NATO STANAG and DS 81-41 – The Stanag and Def-Stan 81-41
IP 67 – The IP (Ingress Protection) rating defined in international standard IEC 60529 classifies the level of protection that is provided against the intrusion of solid objects or dust, accidental contact, and water. The first digit indicates the level of protection that the enclosure provides against access to hazardous parts and the ingress of solid foreign objects. Travel Box Safe’s rating of 6 indicates the highest level of protection – no ingress of dust, complete protection against contact. The second digit indicates the protection of equipment against harmful ingress of water. Travel Box Safe’s rating of 7 (out of 8) ensures that it is waterproof (up to at least 3.3 ft of submersion).

Compare vs. other brands!
ATA 300 – The requirements of this test serve as the standards for shipping cases acceptable for air transport. The tests involved with becoming ATA 300 compliant are conducted to ascertain if a shipping case will withstand the rigors of being shipped a minimum of 100 times. ATA 300 also specifies that the case will have recessed handles that will not break during transit.
Temperature ratings of - 40 C° to +80 C°. – Leading performer in low temperature environments.
Compare vs. other brands!

Omtra fondata nel 1956 è stata la prima in Italia a fornire i servizi d’archiviazione in outsourcing per imprese, studi professionali e enti pubblici

Gestione documentale sia fisica che digitale con consultazione H24 via WEB
Grazie all’archiviazione in outsourcing, si ottengono ottimizzazione degli spazi, riduzione dei costi, qualità, efficienza, sicurezza e privacy.

Ottimizzazione degli spazi negli uffici
Un’archiviazione accurata e quotidiana dei documenti correnti all’interno dei propri uffici e l’affidamento del proprio archivio di deposito e storico ad una società esterna, chiamata Records Center, è una soluzione intelligente per il recupero ed il riutilizzo degli spazi, spesso non idonei al deposito della carta.

Economia con riduzione fino al 50% dei propri costi
La gestione esterna del proprio archivio cartaceo e non,  permette un impiego razionale delle risorse umane ed una diminuzione dei costi fissi, basti pensare che gli spazi esterni costano circa la metà dei propri.
Questa soluzione assicura una veloce reperibilità dei documenti, senza perdite di tempo per le ricerche, permettendo quindi una maggiore concentrazione ed attenzione verso il proprio lavoro e i propri clienti.

Qualità del servizio: certificazioni UNI EN ISO 9001:2008 e ISO 15489-1:2006 unici accreditati in Italia.
Il flusso del lavoro in Omtra si svolge secondo procedure certificate. Tutte le operazioni e le movimentazioni dei documenti sono velocissime e registrate, con la possibilità di monitorare i flussi d’archivio.

Ambienti idonei, magazzini e caveau certificati, telecamere H24
Gli archivi cartacei  interni alle aziende e agli studi professionali sono spesso situati in ambienti non idonei per la portata del pavimento (1mc di carta può pesare fino a 500 Kg) e ad alto rischio d’incendio e di allagamento, senza il rispetto delle Normative dei Vigili del Fuoco. Omtra assicura un servizio a norma di Legge, anche in caveau a temperatura ed umidità controllata e rilevata quotidianamente.

Efficienza e Sicurezza nella gestione delle informazioni
L’archiviazione cartacea esterna è particolarmente indicata per la documentazione che deve essere sempre prontamente reperibile. In primo luogo gli archivisti effettuano un’ispezione presso la sede del cliente e insieme ad esso stabiliscono le modalità di trasferimento della documentazione e pattuiscono i criteri per l’inserimento delle informazioni del database.
Quando il materiale selezionato giunge in archivio, i dati vengono registrati nel software, numero uno a livello mondiale, che consentirà poi di monitorare e rintracciare i documenti in tempi brevissimi.
Le ricerche possono essere svolte via web 24 ore al giorno con password assegnate in modo da garantire
lo svolgimento di ogni operazione con la massima riservatezza e secondo il D.lgs 196/2003.
La consultazione di uno o più documenti può avvenire in diversi modi: consegna in loco dell’originale, scan
on demand e invio tramite e-mail o pubblicazione nel web, presso il Records Center nell’apposita sala lettura con il supporto di assistenti e strumentazione adeguata.

Privacy
I documenti cartacei  sono custoditi in robuste scatole d’archiviazione con coperchio antipolvere e a fondo a scatto, adatte anche al trasporto, sulla quale viene applicato il codice cliente, un codice a barre ed un numero progressivo. L’archivio è pertanto composto da scatole anonime senza alcun riferimento al nome del cliente o al contenuto della scatola. Un codice a barre viene applicato anche su ciascun raccoglitore o documento.
Le scatole e i raccoglitori, quindi, sono facilmente e velocemente rintracciabili, tramite il nostro software americano (il più utilizzato negli ambienti archivistici del mondo).
I prelievi dalla scaffalatura dell’archivio cartaceo sono eseguiti da personale qualificato il cui nome viene registrato nel programma di archiviazione.

Help Line sempre al Vostro servizio
con personale qualificato e specializzato sempre a Vostra disposizione.

Omtra has patented a new box.

The new practical box is one of the latest additions to our products

The box is used to house documents and similar office items, and is suitable for archiving the most confidential documents, thanks to a security seal placed on its handle.

The box also acts as a practical and sturdy container for shipping in a secure and protected manner, for single documents and similar items; it can also contain a suitably sized holder for ensuring an orderly arrangement of the documents.

This is an extremely useful bag where documents can be inserted from a side opening of the box without having to open the box; the box needs to be opened to extract the documents, and the security seal broken, if applied.

Inexpensive to create and easy to assemble, with clear advantages in terms of cost and practicalness for the user, the new Omtra box costs one third of the normal containers found on the market.
The new Omtra box also includes areas on the surface which can be written on, thus the user can fill in preprinted fields creating a classified internal archive. The contents, level of confidentiality and access, date of expiration and destruction of the documents or stored archive material can be written on the box; a field is reserved for the bar code produced by the archiving program.