Archiviazione fisica (Records Management)

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Archiviazione fisica 2017-08-07T09:30:58+00:00

Se avete archivi documentali, ma non avete spazi interni o non sapete come gestirli, la soluzione è OMTRA.

Documenti custoditi in magazzini e Caveau ad umidità e temperatura controllata, consulenza nella gestione delle Informazioni, Servizi IT in Cloud, Security, Business Continuity e Disaster Recovery con Distruzione in Sicurezza finale.

Come funziona

si esegue una prima analisi dello stato dei vostri archivi, per scelte consapevoli e soluzioni innovative.

Personale archivistico qualificato (con Laurea Magistrale 110 e Lode) indentifica, classifica, applica il codice a barre su pratiche, raccoglitori e scatole, produce il primo “elenco di versamento” della Vostra documentazione, direttamente presso la vostra sede, con la completa tracciabilità elettronica.

Nostro personale, carica le scatole d’archivio sui nostri mezzi, esegue una prima lettura dei codice a barre scatola applicati, fa firmare l’elenco dei codici a barre su palmare che vi verrà inviato immediatamente via mail, prima che la documentazione lasci la vostra sede.

In caso di traslochi di sede, il personale specializzato Omtra sarà il vostro miglior alleato, trasportando il vostro archivio “da ufficio a ufficio”, anche mentre l’azienda è in piena attività lavorativa.

La documentazione, arrivata presso la sede Omtra, viene “mappata” elettronicamente, gestita all’interno di magazzini e Caveau dotati di TVCC, con accessi identificati.

Personale dipendente, esegue, all’interno del software USA, il data entry di ogni singolo frontespizio dei vostri faldoni, applicando un ulteriore codice a barre a raccoglitore o cartellina, per garantirne la massima tracciabilità.

Possono essere effettuate in autonomia tramite il portale WEB OMTRA di consultazione, oppure potete sempre contare su un servizio di Customer Service dedicato

della Vostra documentazione, con priorità normale e urgente, tramite nostro personale e mezzi Geolocalizzati.

per essere sempre informati, dovunque vi troviate.

A fine processo, potrete avere il vostro archivio obsoleto Distrutto in Sicurezza, con registrazione e rilascio di Attestato.

Su richiesta, a fine anno o durante i nostritraslochi” dei vostri uffici.

Su progetto specifico (perché almeno una porta è da installare dal cliente), può essere abbinato per una rapida ricerca nelle varie stanze del cliente e per controllare movimentazioni ed uscite, in automatico.

Su richiesta, personale OMTRA qualificato è sempre a vostra disposizione, in caso di necessità, urgenze o nel caso vi troviate in un fuso orario differente.

Benefici

H 24, controllo accessi, rilevatori antintrusione, barriere laser, TVCC, WEB.

Archivi e Distruzioni in ISO, permessi, abilitazioni, personale dipendente.

Ricerche rapide e tracciate, stop a smarrimenti e spazi controllati.

Secondo indicazioni e procedura OMTRA che prevede informazioni sui contenuti e sulle date di distruzione fornite dal cliente, per un perfetta archiviazione documentale.

Tutta la documentazione viene allocata in contenitori anonimi, dotati di codici a barre, con livelli di accesso, scalabili e tracciati.

Con controllo a distanza del cliente, via TVCC e WEB.

Spazi e prestazioni con costi variabili in luoghi meno costosi delle vostre sedi.

Governance dei soli documenti utili e distruzione di fotocopie. Rapidi ROI.