Omtra fondata nel 1956 è stata la prima in Italia a fornire i servizi d’archiviazione in outsourcing per imprese, studi professionali e enti pubblici

Gestione documentale sia fisica che digitale con consultazione H24 via WEB
Grazie all’archiviazione in outsourcing, si ottengono ottimizzazione degli spazi, riduzione dei costi, qualità, efficienza, sicurezza e privacy.

Ottimizzazione degli spazi negli uffici
Un’archiviazione accurata e quotidiana dei documenti correnti all’interno dei propri uffici e l’affidamento del proprio archivio di deposito e storico ad una società esterna, chiamata Records Center, è una soluzione intelligente per il recupero ed il riutilizzo degli spazi, spesso non idonei al deposito della carta.

Economia con riduzione fino al 50% dei propri costi
La gestione esterna del proprio archivio permette un impiego razionale delle risorse umane ed una diminuzione dei costi fissi, basti pensare che gli spazi esterni costano circa la metà dei propri.
Questa soluzione assicura una veloce reperibilità dei documenti, senza perdite di tempo per le ricerche, permettendo quindi una maggiore concentrazione ed attenzione verso il proprio lavoro e i propri clienti.

Qualità del servizio: certificazioni UNI EN ISO 9001:2008 e ISO 15489-1:2006 unici accreditati in Italia.
Il flusso del lavoro in Omtra si svolge secondo procedure certificate. Tutte le operazioni e le movimentazioni dei documenti sono velocissime e registrate, con la possibilità di monitorare i flussi d’archivio.

Ambienti idonei, magazzini e caveau certificati, telecamere H24
Gli archivi interni alle aziende e agli studi professionali sono spesso situati in ambienti non idonei per la portata del pavimento (1mc di carta può pesare fino a 500 Kg) e ad alto rischio d’incendio e di allagamento, senza il rispetto delle Normative dei Vigili del Fuoco. Omtra assicura un servizio a norma di Legge, anche in caveau a temperatura ed umidità controllata e rilevata quotidianamente.

Efficienza e Sicurezza nella gestione delle informazioni
L’archiviazione esterna è particolarmente indicata per la documentazione che deve essere sempre prontamente reperibile. In primo luogo gli archivisti effettuano un’ispezione presso la sede del cliente e insieme ad esso stabiliscono le modalità di trasferimento della documentazione e pattuiscono i criteri per l’inserimento delle informazioni del database.
Quando il materiale selezionato giunge in archivio, i dati vengono registrati nel software, numero uno a livello mondiale, che consentirà poi di monitorare e rintracciare i documenti in tempi brevissimi.
Le ricerche possono essere svolte via web 24 ore al giorno con password assegnate in modo da garantire
lo svolgimento di ogni operazione con la massima riservatezza e secondo il D.lgs 196/2003.
La consultazione di uno o più documenti può avvenire in diversi modi: consegna in loco dell’originale, scan
on demand e invio tramite e-mail o pubblicazione nel web, presso il Records Center nell’apposita sala lettura con il supporto di assistenti e strumentazione adeguata.

Privacy
I documenti sono custoditi in robuste scatole d’archiviazione con coperchio antipolvere e a fondo a scatto, adatte anche al trasporto, sulla quale viene applicato il codice cliente, un codice a barre ed un numero progressivo. L’archivio è pertanto composto da scatole anonime senza alcun riferimento al nome del cliente o al contenuto della scatola. Un codice a barre viene applicato anche su ciascun raccoglitore o documento.
Le scatole e i raccoglitori, quindi, sono facilmente e velocemente rintracciabili, tramite il nostro software americano (il più utilizzato negli ambienti archivistici del mondo).
I prelievi dalla scaffalatura dell’archivio sono eseguiti da personale qualificato il cui nome viene registrato nel programma di archiviazione.

Help Line sempre al Vostro servizio
con personale qualificato e specializzato sempre a Vostra disposizione.

PERCHÉ TAB?

TAB permette di organizzare e gestire i vostri documenti e archivi. Grazie alla combinazione dei migliori prodotti per la gestione della documentazione e la nostra conoscenza ed esperienza, potremo aumentare la vostra efficienza operativa, ridurre l’esposizione al rischio e limitare i vostri costi.

Prodotti

La gestione corretta della documentazione è un punto cruciale nella vostra organizzazione.
TAB offre una gamma di soluzioni per soddisfare le necessità individuali di ogni cliente. Possiamo aiutarvi a progettare un sistema di archiviazione personalizzato che faccia risparmiare tempo e spazio riducendo le spese.

Aumentare l’efficienza e migliorare la produttività con le cartelle e gli accessori TAB

Ideale per una efficace ricerca dei file, la linea TAB di cartelle e di prodotti per l’archiviazione permette il mantenimento e la protezione della vostra documentazione. La nostra ampia linea di accessori per file permette di personalizzare il vostro archivio e tenere tutte le informazioni pertinenti ben classificate e al sicuro.

Cartelle Manila e Colorate – Archiviazione e identificazione sicure per i vostri documenti. Disponibile in 11, 14 e 18 pt. Manila, nei formati lettera e legale, protegge il contenuto da danni fisici.

Cartelle di cartone e classificazione – Eccellente durata e longevità. Sono disponibili 20 colori vivaci con uno spessore di 20 pt. o 25 pt., nei formati lettera e legale.

Contenitori espansibili – 12 colori standard, varie espansioni, per l’archiviazione di documenti di grosse dimensioni.

Personalizzazioni mediante accessori – È possibile aggiungere fermagli, etichette, stampe, tasche, divisori e indici per configurare la vostra cartella in modo che risponda specificatamente alle esigenze di archiviazione dei vostri documenti.

Velocità di ricerca e di creazione dei file con TAB-Color Coding

Abbinando dieci colori facilmente riconoscibili a un sistema di numeri e lettere, TAB riduce il tempo di recupero dei file fino al 40%. Il sistema di archiviazione TAB basato sul colore permette un’archiviazione e una ricerca più veloci e precise e il rischio di perdita di file viene virtualmente eliminato.

Sistemi alfabetici – Ideale per gli ambienti in cui è previsto un volume di file basso. I sistemi alfabetici, archiviando per esempio in base al cognome della persona o al nome della società, sono semplici da usare e non richiedono riferimenti incrociati.

Sistemi numerici – I documenti vengono classificati in base ad una sequenza di numeri direttamente associata ad ogni documento; viene comunemente utilizzato per i sistemi di maggiori dimensioni. Ideale per l’archiviazione numerica diretta in sistemi basati sui numeri.

Sistemi alfanumerici – Utilizzano una combinazione di caratteri che fornisce immediatamente il contenuto rilevante del file, come ad esempio le prime lettere del cognome di un cliente, insieme all’anno di apertura del file, si ha un sistema in grado di fornire una grande quantità di informazioni in un colpo d’occhio.

Servizio di etichettatura personalizzata – Un modo efficace, a livello di costi e tempo, di applicare la codifica per colore durante la generazione o riconversione di una grande quantità di file. Le etichette laminate con codifica per colore, prodotte ed applicate in fabbrica alla cartella di vostra scelta, rafforzano e potenziano l’intero cartellino superiore o laterale.

Etichette in rotolo o foglio – Create il vostro sistema di archiviazione codificato in base al colore o mantenete il sistema attuale con le etichette TAB per la creazione di un indice di classificazione. Disponibile in fogli e rotoli con dispenser in kit completi alfanumerici, numerici e di classificazione.

Massimizza lo spazio di stoccaggio e ottimizza lo spazio di utilizzo con Four-Post Shelving di TAB

Il Four-Post Shelving è una soluzione versatile e conveniente per tutte le vostre necessità di archiviazione. Ha un design di montaggio unico che permette un assemblaggio facile senza l’impiego di attrezzi. Il Four-Post Shelving si può espandere facilmente o riconfigurare, a seconda dell’aumento o diminuzione delle vostre necessità di lavoro.

Massimizza l’uso dello spazio verticale (fino a 5,5 m di altezza)
Il design con gli scaffali a vista consente di individuare e accedere ai file in un colpo d’occhio
L’assenza di dadi, perni e supporti oscillanti permette un accesso libero da ostacoli
Una varietà di componenti migliora l’utilizzo – scaffali estraibili, divisori di file, supporti per corsie e altro

Il Four-Post Shelving rappresenta una soluzione di archiviazione e stoccaggio a basso costo e con risparmio di spazio per ogni vostra esigenza, permettendo, in qualsiasi ogni momento di soddisfare qualsiasi tipo di necessità di archiviazione o stoccaggio.

Organizzare. Accedere. Gestire.

File e documenti organizzati meglio. Accesso più veloce alle informazioni.
Costi contenuti. Esposizione al rischio ridotta. Questi sono i vantaggi che si hanno scegliendo TAB come vostro partner per la gestione della documentazione.