Omtra nata nel 1956 è stata la prima in Italia a fornire i servizi d’archiviazione per conto terzi

Organizzazione e gestione degli archivi, fisici e digitali con consultazione via WEB e “servizi SCAN ON DEMAND”.
L’archiviazione esterna nasce con diverse finalità complementari:
Ottimizzazione degli spazi negli uffici
Un’archiviazione accurata e quotidiana dei documenti all’interno dei propri uffici e l’affidamento del proprio archivio ad una società esterna, Records Center, sono una soluzione intelligente per il recupero ed il riutilizzo degli spazi. Soluzione che assicura una veloce reperibilità dei documenti, senza perdite di tempo per le ricerche, permettendo quindi una maggiore concentrazione ed attenzione verso il proprio lavoro e i propri clienti.

Economia (riduzione 50% dei propri costi)
Un impiego razionale delle risorse umane ed una diminuzione dei costi fissi, basti pensare che gli spazi esterni costano circa la metà dei propri occupati dagli archivi.

Qualità del servizio: certificazioni ISO 9001 e 15489 (unici in Italia).
Tutte le operazioni e le movimentazioni dei documenti sono velocissime e registrate, con la possibilità di conoscere anche la storia dei movimenti d’archivio.

Ambienti idonei, magazzini e caveau certificati, telecamere H24
Gli archivi interni alle aziende e agli studi professionali sono spesso situati in ambienti come cantine e solai, certamente non idonei per la portata del pavimento (1mc di carta può pesare fino a 500 Kg) e ad alto rischio d’incendio e di allagamento, senza il rispetto delle Normative dei Vigili del Fuoco. Omtra assicura un servizio a norma di Legge, anche in caveau a temperatura ed umidità controllate.

Efficienza
L’archiviazione esterna è particolarmente indicata per la documentazione che deve essere sempre “a portata di mano”. Gli archivisti visitano la sede del cliente e, in base alle sue esigenze, organizzano i raccoglitori trasferendoli poi nella nuova sede, dove i documenti sono rintracciabili, anche entro dieci minuti, da Omtra scansionabili e scaricabili dal cliente via web documenti singoli o raccoglitori interi

Sicurezza nella gestione delle informazioni

Records Manager di Omtra, altamente selezionati, si occupano del riordino e della catalogazione degli archivi disordinati e senza elenco, successivamente inviano al cliente un file finale riepilogativo dell’archivio, in formato Excel. Inoltre, il cliente può consultare il proprio archivio direttamente on line sul sito web o recarsi presso il Records Center per la consultazione dei documenti nell’apposita sala lettura, o riceverli fisicamente tramite fattorino od in formato elettronico. La sala di lettura è attrezzata con fotocopiatrice, scanner ed assistenti.

Privacy
I documenti sono custoditi in robuste scatole d’archiviazione con coperchio antipolvere, adatte anche al trasporto, sulla quale viene applicato un codice a barre ed un numero progressivo. L’archivio è pertanto composto da scatole anonime senza alcun riferimento al nome del cliente o al contenuto della scatola. Le scatole in magazzino sono ordinate per file. Un codice a barre viene applicato anche su ciascun raccoglitore o documento.
Le scatole e i raccoglitori, quindi, sono facilmente e velocemente rintracciabili, tramite software americano (il più utilizzato nel mondo).
I prelievi dalla scaffalatura dell’archivio sono eseguiti da personale il cui nome viene registrato nel programma di archiviazione

Help Line
La consegna immediata di scatole d’archivio e singoli raccoglitori è assicurata, così come pure l’invio degli stessi tramite fax e e-mail (con scansione del documento).

PERCHÉ TAB?

TAB permette di organizzare e gestire i vostri documenti e archivi. Grazie alla combinazione dei migliori prodotti per la gestione della documentazione e la nostra conoscenza ed esperienza, potremo aumentare la vostra efficienza operativa, ridurre l’esposizione al rischio e limitare i vostri costi.

Prodotti

La gestione corretta della documentazione è un punto cruciale nella vostra organizzazione.
TAB offre una gamma di soluzioni per soddisfare le necessità individuali di ogni cliente. Possiamo aiutarvi a progettare un sistema di archiviazione personalizzato che faccia risparmiare tempo e spazio riducendo le spese.

Aumentare l’efficienza e migliorare la produttività con le cartelle e gli accessori TAB

Ideale per una efficace ricerca dei file, la linea TAB di cartelle e di prodotti per l’archiviazione permette il mantenimento e la protezione della vostra documentazione. La nostra ampia linea di accessori per file permette di personalizzare il vostro archivio e tenere tutte le informazioni pertinenti ben classificate e al sicuro.

Cartelle Manila e Colorate – Archiviazione e identificazione sicure per i vostri documenti. Disponibile in 11, 14 e 18 pt. Manila, nei formati lettera e legale, protegge il contenuto da danni fisici.

Cartelle di cartone e classificazione – Eccellente durata e longevità. Sono disponibili 20 colori vivaci con uno spessore di 20 pt. o 25 pt., nei formati lettera e legale.

Contenitori espansibili – 12 colori standard, varie espansioni, per l’archiviazione di documenti di grosse dimensioni.

Personalizzazioni mediante accessori – È possibile aggiungere fermagli, etichette, stampe, tasche, divisori e indici per configurare la vostra cartella in modo che risponda specificatamente alle esigenze di archiviazione dei vostri documenti.

Velocità di ricerca e di creazione dei file con TAB-Color Coding

Abbinando dieci colori facilmente riconoscibili a un sistema di numeri e lettere, TAB riduce il tempo di recupero dei file fino al 40%. Il sistema di archiviazione TAB basato sul colore permette un’archiviazione e una ricerca più veloci e precise e il rischio di perdita di file viene virtualmente eliminato.

Sistemi alfabetici – Ideale per gli ambienti in cui è previsto un volume di file basso. I sistemi alfabetici, archiviando per esempio in base al cognome della persona o al nome della società, sono semplici da usare e non richiedono riferimenti incrociati.

Sistemi numerici – I documenti vengono classificati in base ad una sequenza di numeri direttamente associata ad ogni documento; viene comunemente utilizzato per i sistemi di maggiori dimensioni. Ideale per l’archiviazione numerica diretta in sistemi basati sui numeri.

Sistemi alfanumerici – Utilizzano una combinazione di caratteri che fornisce immediatamente il contenuto rilevante del file, come ad esempio le prime lettere del cognome di un cliente, insieme all’anno di apertura del file, si ha un sistema in grado di fornire una grande quantità di informazioni in un colpo d’occhio.

Servizio di etichettatura personalizzata – Un modo efficace, a livello di costi e tempo, di applicare la codifica per colore durante la generazione o riconversione di una grande quantità di file. Le etichette laminate con codifica per colore, prodotte ed applicate in fabbrica alla cartella di vostra scelta, rafforzano e potenziano l’intero cartellino superiore o laterale.

Etichette in rotolo o foglio – Create il vostro sistema di archiviazione codificato in base al colore o mantenete il sistema attuale con le etichette TAB per la creazione di un indice di classificazione. Disponibile in fogli e rotoli con dispenser in kit completi alfanumerici, numerici e di classificazione.

Massimizza lo spazio di stoccaggio e ottimizza lo spazio di utilizzo con Four-Post Shelving di TAB

Il Four-Post Shelving è una soluzione versatile e conveniente per tutte le vostre necessità di archiviazione. Ha un design di montaggio unico che permette un assemblaggio facile senza l’impiego di attrezzi. Il Four-Post Shelving si può espandere facilmente o riconfigurare, a seconda dell’aumento o diminuzione delle vostre necessità di lavoro.

Massimizza l’uso dello spazio verticale (fino a 5,5 m di altezza)
Il design con gli scaffali a vista consente di individuare e accedere ai file in un colpo d’occhio
L’assenza di dadi, perni e supporti oscillanti permette un accesso libero da ostacoli
Una varietà di componenti migliora l’utilizzo – scaffali estraibili, divisori di file, supporti per corsie e altro

Il Four-Post Shelving rappresenta una soluzione di archiviazione e stoccaggio a basso costo e con risparmio di spazio per ogni vostra esigenza, permettendo, in qualsiasi ogni momento di soddisfare qualsiasi tipo di necessità di archiviazione o stoccaggio.

Organizzare. Accedere. Gestire.

File e documenti organizzati meglio. Accesso più veloce alle informazioni.
Costi contenuti. Esposizione al rischio ridotta. Questi sono i vantaggi che si hanno scegliendo TAB come vostro partner per la gestione della documentazione.