Il sistema SDS prevede una serie di operazioni finalizzate alla distruzione, mediante triturazione, di un documento contenente per esempio dati personali e sensibili e rientra a pieno titolo tra le procedure che le aziende possono intraprendere per rispettare i dettami della normativa sulla privacy (D.Lgs 196/2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali”) e di quella ambientale (D.Lgs del 3 aprile 2006, n. 152 “Norme in materia ambientale”).
Il Sistema SDS è inoltre una procedure operativa inseribile nel Documento Programmatico sulla Sicurezza (D.P.S), da aggiornare annualmente ai sensi della normativa.
L’adozione di un documento programmatico sulla sicurezza (DPS) è un obbligo previsto dal DL 196/2003, normativa sulla protezione dei dati personali, che sostituisce e abroga la legge 675/96; l’obbligo esiste per tutte le aziende, liberi professionisti, enti o associazioni che trattano i dati personali, anche sensibili con strumenti elettronici.

Prevediamo in tal senso quattro tipologie diverse di servizio :

1.   Macero fuori sede (off-site) con ritiro periodico o spot
2.   Macero in  sede (on-site) con furgone e distruggi documenti OMTRA

3.   Distruzione  documenti  fai da te (con noleggio periodico)

4.   Vendita distruggi documenti (con Vs. servizio interno continuativo)

1. Macero fuori sede (off-site)

Utilizzare  Omtra società esperta in materia di dati confidenziali  è il modo più semplice per assicurare che i Vs.  documenti con informazioni sensibili e riservate,  vengono distrutti e smaltiti in modo controllato e sicuro, in linea con la legge sulla privacy e le altre norme civili e penali.

Omtra Vi aiuta  a sviluppare una  pianificazione anche per i periodi di conservazione e nelle politiche di gestione dell’ archivio. Le Vs. informazioni confidenziali vengono raccolte e trasportate in veicoli monitorati  con luogo, ora e data concordato preventivamente.

I principali componenti del sistema SDS di OMTRA sono i seguenti:
contenitori in lega di alluminio dotati di bocca d’ingresso anti intrusione di diverse misure e fattezze (inseribili anche faldoni e raccoglitori ad anelli interi senza doverli aprire) e serrature con chiave;
Una rete di trasportatori specializzati che prevede l’utilizzo di furgoni o di mezzi di piccole dimensioni chiusi.

Il servizio prevede:
•    La fornitura di contenitori SDS di design e alta sicurezza
•    La raccolta periodica del contenitore chiuso a chiave
•    Al ritiro, rilascio di una ricevuta del materiale confidenziale
•    La distruzione in sicurezza  presso la ns. struttura
•   Al termine del ciclo, tutte le operazioni saranno documentate con un Certificato dell’avvenuta distruzione per consentire  ai clienti di fornire la prova dell’azione avvenuta e rispettare la conformità con i requisiti normativi.

2. Macero in  sede (on-site)

Omtra offre un servizio di triturazione mobile. Molti dei nostri clienti scelgono di avere le loro informazioni sensibili e riservate  triturate sul proprio sito dal nostro furgone con il distruggi documenti mobile. Potete essere testimoni della  triturazione mobile direttamente presso la vostra sede.  Il nostro furgone può triturare informazioni sensibili e riservate all’orario che meglio vi soddisfa, anche presto il mattino nel caso di problemi di permessi.
Al termine, tutte le operazioni saranno documentate con un certificato per consentire  ai clienti di fornire la prova dell’avvenuta distruzione e rispettare la conformità con i requisiti normativi.

3. Distruzione  documenti  fai da te con noleggio della macchina:
Il noleggio è uno strumento attraverso il quale il cliente, tramite un contratto che può essere anche di breve durata, ha il diritto di usufruire delle macchine distruggi documenti di alto livello riducendo al minimo i rischi e gli oneri della proprietà. La formula del nostro noleggio permette al cliente di avere dei costi certi comprensivi di tutta la gestione delle macchine.

4. Vendita Distruggi documenti: come scegliere
Per evitare che informazioni importanti cadano in mani sbagliate; è utile possedere nel vostro ufficio un distruggi documenti per la distruzione di piccoli quantitativi. Il distruggi documenti è un dispositivo in grado di tagliare materiale cartaceo in pezzi di piccole dimensioni. Nell’acquisto di un distruggi documenti, andranno considerate le seguenti caratteristiche: il volume di carta che la macchina dovrà gestire (capacità dell’unità, quanti fogli possono essere inseriti contemporaneamente e la velocità di distruzione), il livello di sicurezza del quale la compagnia ha bisogno per assicurare la privacy, e i tipi di materiali che si desidera distruggere.
La nostra missione è aiutare a rendere la Vostra azienda più sicura, più verde e più facile da gestire con costi più contenuti e massima sicurezza.
Vi ricordiamo la possibilità di una nostra consulenza specializzata e gratuita. Omtra garantisce la riservatezza più rigorosa, una sicurezza ottimale e traccia e controllo del processo certificato ( ISO 15489, unici nel settore in Italia) e certificabile.
Per maggior informazioni chiama 02/6642951 o compila il modulo nella pagina contatti

Omtra fondata nel 1956 è stata la prima in Italia a fornire i servizi d’archiviazione in outsourcing per imprese, studi professionali e enti pubblici

Gestione documentale sia fisica che digitale con consultazione H24 via WEB
Grazie all’archiviazione in outsourcing, si ottengono ottimizzazione degli spazi, riduzione dei costi, qualità, efficienza, sicurezza e privacy.

Ottimizzazione degli spazi negli uffici
Un’archiviazione accurata e quotidiana dei documenti correnti all’interno dei propri uffici e l’affidamento del proprio archivio di deposito e storico ad una società esterna, chiamata Records Center, è una soluzione intelligente per il recupero ed il riutilizzo degli spazi, spesso non idonei al deposito della carta.

Economia con riduzione fino al 50% dei propri costi
La gestione esterna del proprio archivio permette un impiego razionale delle risorse umane ed una diminuzione dei costi fissi, basti pensare che gli spazi esterni costano circa la metà dei propri.
Questa soluzione assicura una veloce reperibilità dei documenti, senza perdite di tempo per le ricerche, permettendo quindi una maggiore concentrazione ed attenzione verso il proprio lavoro e i propri clienti.

Qualità del servizio: certificazioni UNI EN ISO 9001:2008 e ISO 15489-1:2006 unici accreditati in Italia.
Il flusso del lavoro in Omtra si svolge secondo procedure certificate. Tutte le operazioni e le movimentazioni dei documenti sono velocissime e registrate, con la possibilità di monitorare i flussi d’archivio.

Ambienti idonei, magazzini e caveau certificati, telecamere H24
Gli archivi interni alle aziende e agli studi professionali sono spesso situati in ambienti non idonei per la portata del pavimento (1mc di carta può pesare fino a 500 Kg) e ad alto rischio d’incendio e di allagamento, senza il rispetto delle Normative dei Vigili del Fuoco. Omtra assicura un servizio a norma di Legge, anche in caveau a temperatura ed umidità controllata e rilevata quotidianamente.

Efficienza e Sicurezza nella gestione delle informazioni
L’archiviazione esterna è particolarmente indicata per la documentazione che deve essere sempre prontamente reperibile. In primo luogo gli archivisti effettuano un’ispezione presso la sede del cliente e insieme ad esso stabiliscono le modalità di trasferimento della documentazione e pattuiscono i criteri per l’inserimento delle informazioni del database.
Quando il materiale selezionato giunge in archivio, i dati vengono registrati nel software, numero uno a livello mondiale, che consentirà poi di monitorare e rintracciare i documenti in tempi brevissimi.
Le ricerche possono essere svolte via web 24 ore al giorno con password assegnate in modo da garantire
lo svolgimento di ogni operazione con la massima riservatezza e secondo il D.lgs 196/2003.
La consultazione di uno o più documenti può avvenire in diversi modi: consegna in loco dell’originale, scan
on demand e invio tramite e-mail o pubblicazione nel web, presso il Records Center nell’apposita sala lettura con il supporto di assistenti e strumentazione adeguata.

Privacy
I documenti sono custoditi in robuste scatole d’archiviazione con coperchio antipolvere e a fondo a scatto, adatte anche al trasporto, sulla quale viene applicato il codice cliente, un codice a barre ed un numero progressivo. L’archivio è pertanto composto da scatole anonime senza alcun riferimento al nome del cliente o al contenuto della scatola. Un codice a barre viene applicato anche su ciascun raccoglitore o documento.
Le scatole e i raccoglitori, quindi, sono facilmente e velocemente rintracciabili, tramite il nostro software americano (il più utilizzato negli ambienti archivistici del mondo).
I prelievi dalla scaffalatura dell’archivio sono eseguiti da personale qualificato il cui nome viene registrato nel programma di archiviazione.

Help Line sempre al Vostro servizio
con personale qualificato e specializzato sempre a Vostra disposizione.