Omtra, created in 1956, was the first company in Italy to provide archiving services for third parties

Organization and management of archives
Outsourced archiving originated with various complementary aims:

Optimization of office spaces
Accurate daily archiving of documents within its offices and entrusting its archive to an outside company, Records Center, are an intelligent solution for recovering and reusing spaces. A solution which ensures fast retrieval of documents, without wasting time searching, makes it possible to focus more on core business and customers.

Economy
A rational use of human resources and a decrease in overhead, just think the outside spaces cost around half of a company’s own spaces occupied by archives.

To quality service.
All document operations and handling are very fast and recorded, with the possibility of even learning the history of archive movements.

Suitable spaces
The archives in companies and professional firms are often located in rooms like basements and attics, certainly not suitable for the capacity of the floor (1 cubic meter of paper can weigh up to 500 Kg) and be a high fire or flood risk, and not in compliance with Fire Department regulations. Omtra guarantees a service in line with the Law.

Efficiency
Outsourced archiving is particularly useful for documents that always need to be “at your fingertips”. Archivers visit customers’ offices, and based on their needs, organize files and then move them to the new site, where the documents can be found within ten minutes.

Secure information management
Omtra’s carefully selected Records Managers, take care of reordering and cataloguing unorganized archives without lists, and then send the customer a final recap file of the archive in Excel format. In addition, customers can consult their archive online on our website, visit the Records Center to consult their documents in a dedicated reading room or have them delivered by messenger or in electronic format. The reading room is equipped with a photocopy machine, scanner and assistants are on hand.

Privacy
The documents are stored in sturdy filing boxes with dust protection lids, suitable for shipping, and are marked with a bar code and sequential number. Therefore the archive is composed of anonymous boxes with no reference to the name of the customer or contents of the box. The boxes in the warehouse are ordered in rows. A bar code is also applied on each file or document. Thus the boxes and files can be easily and quickly retrieved.
Archives are retrieved from the shelves by staff whose names are recorded in the archiving program

Help Line
Immediate delivery of the archive boxes and single files is guaranteed, as is their being sent by fax and e-mail (by scanning the document).

Omtra fondata nel 1956 è stata la prima in Italia a fornire i servizi d’archiviazione in outsourcing per imprese, studi professionali e enti pubblici

Gestione documentale sia fisica che digitale con consultazione H24 via WEB
Grazie all’archiviazione in outsourcing, si ottengono ottimizzazione degli spazi, riduzione dei costi, qualità, efficienza, sicurezza e privacy.

Ottimizzazione degli spazi negli uffici
Un’archiviazione accurata e quotidiana dei documenti correnti all’interno dei propri uffici e l’affidamento del proprio archivio di deposito e storico ad una società esterna, chiamata Records Center, è una soluzione intelligente per il recupero ed il riutilizzo degli spazi, spesso non idonei al deposito della carta.

Economia con riduzione fino al 50% dei propri costi
La gestione esterna del proprio archivio permette un impiego razionale delle risorse umane ed una diminuzione dei costi fissi, basti pensare che gli spazi esterni costano circa la metà dei propri.
Questa soluzione assicura una veloce reperibilità dei documenti, senza perdite di tempo per le ricerche, permettendo quindi una maggiore concentrazione ed attenzione verso il proprio lavoro e i propri clienti.

Qualità del servizio: certificazioni UNI EN ISO 9001:2008 e ISO 15489-1:2006 unici accreditati in Italia.
Il flusso del lavoro in Omtra si svolge secondo procedure certificate. Tutte le operazioni e le movimentazioni dei documenti sono velocissime e registrate, con la possibilità di monitorare i flussi d’archivio.

Ambienti idonei, magazzini e caveau certificati, telecamere H24
Gli archivi interni alle aziende e agli studi professionali sono spesso situati in ambienti non idonei per la portata del pavimento (1mc di carta può pesare fino a 500 Kg) e ad alto rischio d’incendio e di allagamento, senza il rispetto delle Normative dei Vigili del Fuoco. Omtra assicura un servizio a norma di Legge, anche in caveau a temperatura ed umidità controllata e rilevata quotidianamente.

Efficienza e Sicurezza nella gestione delle informazioni
L’archiviazione esterna è particolarmente indicata per la documentazione che deve essere sempre prontamente reperibile. In primo luogo gli archivisti effettuano un’ispezione presso la sede del cliente e insieme ad esso stabiliscono le modalità di trasferimento della documentazione e pattuiscono i criteri per l’inserimento delle informazioni del database.
Quando il materiale selezionato giunge in archivio, i dati vengono registrati nel software, numero uno a livello mondiale, che consentirà poi di monitorare e rintracciare i documenti in tempi brevissimi.
Le ricerche possono essere svolte via web 24 ore al giorno con password assegnate in modo da garantire
lo svolgimento di ogni operazione con la massima riservatezza e secondo il D.lgs 196/2003.
La consultazione di uno o più documenti può avvenire in diversi modi: consegna in loco dell’originale, scan
on demand e invio tramite e-mail o pubblicazione nel web, presso il Records Center nell’apposita sala lettura con il supporto di assistenti e strumentazione adeguata.

Privacy
I documenti sono custoditi in robuste scatole d’archiviazione con coperchio antipolvere e a fondo a scatto, adatte anche al trasporto, sulla quale viene applicato il codice cliente, un codice a barre ed un numero progressivo. L’archivio è pertanto composto da scatole anonime senza alcun riferimento al nome del cliente o al contenuto della scatola. Un codice a barre viene applicato anche su ciascun raccoglitore o documento.
Le scatole e i raccoglitori, quindi, sono facilmente e velocemente rintracciabili, tramite il nostro software americano (il più utilizzato negli ambienti archivistici del mondo).
I prelievi dalla scaffalatura dell’archivio sono eseguiti da personale qualificato il cui nome viene registrato nel programma di archiviazione.

Help Line sempre al Vostro servizio
con personale qualificato e specializzato sempre a Vostra disposizione.